Genel Bilgiler

Sicil Şube Müdürlüğü

Görev Tanımı

Sicil Şube Müdürlüğünün görevi; ilgili hükümler uyarınca disiplin soruşturması açılan üniversitemiz personelinin işlem süreci ve sonucunu takip ederek veri kayıt işlemlerini ilgili sistemler üzerinden gerçekleştirmek, rektörlük ve genel sekreterlik bölümlerindeki personelin izin ve raporlarının incelenerek veri kayıt işlemlerini gerçekleştirirken; diğer birimlerden konu ile ilgili yapılan veri kayıt işlemlerini inceleyerek onaylamak ve emeklilik durumlarını istekleri ya da ilgili hükümlerce mevzuat sınırları dahilinde değerlendirerek işlemlerinin yürütülmesini sağlamak ile özlük dosyalarının kontrolleri ve arşiv dosyalarının saklanmasında birim içi koordinasyonu oluşturarak verimliliği sağlamaktır.


Görev ve Sorumlulukları

  • Üniversitemiz personelinin özlük dosyalarının kontrolleri ile arşiv dosyalarının saklanması konusunda birim içi koordinasyonun sağlanması,
  • Üniversitemizden çeşitli nedenlerle ayrılan ya da üniversitemize atanan personelin özlük dosyalarının gönderilmesi ile teslim alınması işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
  • Üniversitemizden çeşitli nedenlerle ayrılan personelin ayrılma nedenine bağlı olarak ilgili belgelerinin incelenerek sonuca bağlanması,
  • Üniversitemiz personelinin kimlik kartları ile e-kampus kart taleplerinin nedenlerine göre değerlendirilerek ilgililere tebliğ edilmesi,
  • Üniversitemiz Rektörlüğü ve Genel Sekreterliği bölümlerindeki personelin izin ve raporlarının incelenerek veri kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
  • Üniversitemiz fakülte, enstitü, yüksekokul ve meslek yüksekokulu ile daire başkanlıklarından personelleri ile ilgili veri kayıt işlemi yapılan izin (yıllık, evlenme, doğum, ölüm) ve sağlık raporlarının (hastalık, refakat) incelenerek onaylanması,
  • Emeklilik, vefat, istifa ve diğer nedenlerle ayrılan üniversitemiz personeline hususi pasaport taleplerinde kullanılmak üzere görev belgeleri ile halen görevde olanların talepleri dahilinde görev ve hizmet belgelerinin düzenlenmesi,
  • 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun ilgili hükümleri uyarınca disiplin soruşturması açılan üniversitemiz personelinin işlem süreci ile sonucunu takip etmek ve üniversitemiz personel programı ile DPB ve YÖKSİS ortak veri tabanı kayıtlarını gerçekleştirmek,
  • 4857 sayılı İş Kanunu ile 5434 sayılı Kanun ve Kanun’a ilişkin geçiş hükümlerinin belirtildiği 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun ilgili hükümleri uyarınca üniversitemiz personelinin emeklilik durumlarının istekleri ya da ilgili hükümlerce prim ödeme gün sayısı, yıl ve yaş sınırları nedeniyle değerlendirilmesi ile işlemlerinin ilgili birimler ve Rektörlük Makamı ile Sosyal Güvenlik Kurumu üzerinden gerçekleştirilmesi,
  • 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu’nun ilgili hükümlerince sonu (0) ve (5) ile biten yılların en geç şubat ayı sonuna kadar olan sürede ve mal varlığında önemli bir değişiklik olduğunda bir ay içinde üniversitemiz personelince düzenlenecek bildirimlerinin ilgili birimlerince alınmasının sağlanmasıs,
  • 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun ilgili hükümlerince ilan edilen üniversitemiz ilanlarındaki profesör ve doçent kadrolarına başvuran adayların bilimsel eser dosyalarının ilgili hükümlerce tespit olunan jüri üyelerine, üniversite bilgilerinin kontrolleri yapılarak anlaşmalı kargo şirketi üzerinden gönderilmesi,
  • Üniversitelerarası Kurul Başkanlığınca Doçentlik Bilgi Sistemi (DBS) veri tabanı üzerinden doçentlik jürilerinde görevlendirilen üniversitemiz öğretim üyelerine, ayrıca gönderilen tebliğlerin bildirimlerinin yapılması ile mazeretleri olan öğretim üyelerinin mazeretlerinin uygun bulunduğu ÜYK Kararının ÜAK Başkanlığı’na gönderilmesi,
  • Üniversitelerarası Kurul bünyesinde kurulan Doçentlik Komisyonu’nca belirlenerek görevlendirmelerin DBS veri tabanı üzerinden yapıldığı jüri üyeliklerinin tespitine esas olmak üzere istifa, naklen, emeklilik, vefat gibi nedenlerle üniversitemizden ayrılan profesörlerin bildirimlerinin ÜAK Başkanlığı’na yapılması,
  • Çeşitli nedenlerle kadro ya da görevleri ile ilişiği kesilen üniversitemiz personelinin arşiv dosyalarının düzenlenmesi,
  • İlgili kanun, yönetmelik ve tebliğlerdeki değişikliklerin takibiyle, üst makamın vereceği benzer nitelikli görevlerin yerine getirilmesidir.

Ekibimiz



  
Adı Soyadı Sevil ÇELİKKOL
ÜnvanıŞube Müdürü
GöreviSicil Şube Müdürlüğü
Telefon(+90 262) 303 11 74
E-Postasevil.celikkol@kocaeli.edu.tr


  
AdıSoyadıSeda Dönder URKAYA
UnvanŞef
GörevÜniversite PersonelininDisiplin, EmeklilikDurumlarının İncelenmesi, Hizmet ve Görev Belgelerinin Düzenlenmesi ile ÜAK ve Kadro Atamaları Jüri Üyeliği Görevlendirmeleri, Özlük Dosyalarının Teslim Alınması ve Gönderilmesi ile İşlemlerin İlgili Mevzuat DahilindeKontrol ve Takibi ve KAYSİS, DPB, YÖKSİS, HİTAP Ortak Veri Tabanı İşlemlerinin İzlenmesi.
Telefon(+90 262) 303 11 54
E-Postaseda.donder@kocaeli.edu.tr


  
Adı SoyadıFulya ÇOBAN
ÜnvanıBilgisayar İşletmeni
GöreviÜAK Doçentlik Jüri Üyeliği Görevlendirmeleri ile Profesör ve Doçent Kadro Atamalarında Jüri Üyelerine Tebliğ İşlemleri, Hizmet Belgesi, Disiplin, Emeklilik, İlişik Kesme ve Özlük Dosyası Teslim Alma -Teslim Etme İşlemleri ile KAYSİS, DPB, YÖKSİS ve HİTAP Ortak Veri Tabanı İşlemleri .
Telefon(+90 262) 303 11 65
E-Postafulya.coban@kocaeli.edu.tr


  
Adı SoyadıAyla BABACAN
ÜnvanıBilgisayar İşletmeni
GöreviÜAK Doçentlik Jüri Üyeliği Görevlendirmeleri ile, Profesör ve Doçent Kadro Atamalarında Jüri Üyelerine Tebliğ İşlemleri, Hizmet Belgesi, Disiplin, Emeklilik, İlişik Kesme ve Özlük Dosyası Teslim Alma -Teslim Etme İşlemleri ile DPB, YÖKSİS ve HİTAP Ortak Veri Tabanı İşlemleri .
Telefon(+90 262) 303 11 64
E-Postaayla.babacan@kocaeli.edu.tr


  
Adı SoyadıŞengül AYAR
ÜnvanıBilgisayar İşletmeni
GöreviKimlik Kartlarının Basımı ve E-Kampüs Kartlarının Veri Girişleri İşlemleri ile Kimlik Bilgileri Güncellemeleri ve İlişik Kesme İşlemleri.
Telefon(+90 262) 303 11 64
E-Postasengül.ayar@kocaeli.edu.tr


  
Adı SoyadıDerya AKSU
ÜnvanıBilgisayar İşletmeni
GöreviÜAK Doçentlik Jüri Üyeliği Görevlendirmeleri ile, Profesör ve Doçent Kadro Atamalarında Jüri Üyelerine Tebliğ İşlemleri, Hizmet Belgesi, Disiplin, Emeklilik, İlişik Kesme veÖzlük Dosyası Teslim Alma -Teslim Etme İşlemleri ile DPB, YÖKSİS ve HİTAP Ortak Veri Tabanı İşlemleri .
Telefon(+90 262) 303 11 65
E-Postaderya.aksu@kocaeli.edu.tr


  
Adı SoyadıErsin AYDIN
ÜnvanıMemur
Göreviİzin Formları ile Sağlık Raporlarının Veri Girişleri ve Dosyalama Sistemine Göre Belgelerin Tanzimi ile Hizmet ve Görev Belgesi Düzenlenmesi ve Özlük Dosyası Teslim Alma -Teslim Etme İşlemleri ile İlişik Kesme işlemleri.
Telefon(+90 262) 303 11 62
E-Postaersin.aydin@kocaeli.edu.tr
Demo Settings
Header Colors
Navigation Colors
Footer Colors