Genel Bilgiler

Sicil Şube Müdürlüğü

Görev Tanımı

Sicil Şube Müdürlüğünün görevi; üniversitemiz personelinin izin ve raporlarının takibi ile istifa, naklen ve emeklilik olarak ayrılış işlemlerinin yürütülmesini ve özlük dosyalarının muhafazası ile birim içi koordinasyonu oluşturarak verimliliği sağlamaktır.


Görev ve Sorumlulukları

  • Üniversitemiz akademik ve idari personelinin özlük dosyalarının incelenmesi ile belgelerin usulüne uygun oluşturulması ve dosyaların muhafazasının sağlanması,
  • Açıktan atanan akademik ve idari personelin SGK e-sistemi tarafından tahsis olunan emeklilik sicil no. ları üzerinden daha önce tahsisi yapılmış olanlara ilişkin takibin sağlanması,
  • Akademik ve idari personel kimlik bilgilerindeki güncellemelerin yapılması,
  • Üniversitemizden çeşitli nedenlerle ayrılan ya da üniversitemize atanan akademik ve idari personelin özlük dosyalarının gönderilmesi ile teslim alınması işlemleri,
  • Üniversitemizden naklen ayrılan akademik ve idari personelin belgelerinin ilgili hükümler uyarınca değerlendirilmesi,

      Personel Nakil Bildirimi    (Formu İndir)
      İlişik Kesme Belgesi    (Formu İndir)

  • Akademik ve idari personelin üniversite kimlik kartları taleplerinin gerçekleştirilmesi,

  •   Akademik Personel Kimlik Kartı
  •   İdari Personel Kimlik Kartı
  •   Personel Kimlik Kartı ve E-Kampus Kartı Başvuru Formu    (Formu İndir)

  • Akademik ve idari personelin E_ Kampus (akıllı kart) taleplerinin gerçekleştirilmesi,

  •   E_Kampus Kartı
  •   Personel Kimlik Kartı ve E-Kampus Kartı Başvuru Formu    (Formu İndir)


  • Akademik ve idari personelin yıllık (yurtiçi-yurtdışı), mazeret (evlenme, doğum, ölüm), hastalık ve refakat izin sürelerinin ilgili hükümler uyarınca incelenerek değerlendirilmesi,

  • Buna göre; yıllık izinlerde, Devlet memurlarının yıllık izin süresi, hizmeti 1 yıldan on yıla kadar (On yıl dahil) olanlar için yirmi gün, hizmeti on yıldan fazla olanlar için 30 gündür. Yıllık izinler, amirin uygun bulacağı zamanlarda, toptan veya ihtiyaca göre kısım kısım kullanılabilir. Birbirini izleyen iki yılın izni bir arada verilebilir. Cari yıl ile bir önceki yıl hariç, önceki yıllara ait kullanılmayan izin hakları düşer. Hizmetleri sırasında radyoaktif ışınlarla çalışan personele, her yıl yıllık izinlerine ilaveten bir aylık sağlık izni verilir. Mazeret izinlerinde,


    A) Kadın memura; doğumdan önce sekiz, doğumdan sonra sekiz hafta olmak üzere toplam on altı hafta süreyle analık izni verilir. Çoğul gebelik durumunda, doğum öncesi sekiz haftalık analık izni süresine iki hafta eklenir. Ancak beklenen doğum tarihinden sekiz hafta öncesine kadar sağlık durumunun çalışmaya uygun olduğunu tabip raporuyla belgeleyen kadın memur, isteği hâlinde doğumdan önceki üç haftaya kadar kurumunda çalışabilir. Bu durumda, doğum öncesinde bu rapora dayanarak fiilen çalıştığı süreler doğum sonrası analık izni süresine eklenir. Doğumun erken gerçekleşmesi sebebiyle, doğum öncesi analık izninin kullanılamayan bölümü de doğum sonrası analık izni süresine ilave edilir. Doğum öncesi analık izninin başlaması gereken tarihten önce gerçekleşen doğumlarda ise doğum tarihi ile analık izninin başlaması gereken tarih arasındaki süre doğum sonrası analık iznine ilave edilir. Doğumda veya doğum sonrasında analık izni kullanılırken annenin ölümü hâlinde, isteği üzerine memur olan babaya anne için öngörülen süre kadar izin verilir. Üç yaşını doldurmamış bir çocuğu eşiyle birlikte veya münferit olarak evlat edinen memurlar ile memur olmayan eşin münferit olarak evlat edinmesi hâlinde memur olan eşlerine, çocuğun teslim edildiği tarihten itibaren sekiz hafta süre ile izin verilir. Bu izin evlatlık kararı verilmeden önce çocuğun fiilen teslim edildiği durumlarda da uygulanır.

    B) Memura, eşinin doğum yapması hâlinde, isteği üzerine on gün babalık izni; kendisinin veya çocuğunun evlenmesi ya da eşinin, çocuğunun, kendisinin veya eşinin ana, baba ve kardeşinin ölümü hâllerinde isteği üzerine yedi gün izin verilir.

    C) (A) ve (B) fıkralarında belirtilen hâller dışında, merkezde atamaya yetkili amir ve yurt dışında diplomatik misyon şefi tarafından, birim amirinin muvafakati ile bir yıl içinde toptan veya bölümler hâlinde, mazeretleri sebebiyle memurlara on gün izin verilebilir. Zaruret hâlinde aynı usulle on gün daha mazeret izni verilebilir. Bu takdirde, ikinci kez verilen bu izin, yıllık izinden düşülür.

    D) Kadın memura, çocuğunu emzirmesi için doğum sonrası analık izni süresinin bitim tarihinden itibaren ilk altı ayda günde üç saat, ikinci altı ayda günde bir buçuk saat süt izni verilir. Süt izninin hangi saatler arasında ve günde kaç kez kullanılacağı hususunda, kadın memurun tercihi esastır.

    E) Memurlara; en az yüzde 70 oranında engelli ya da süreğen hastalığı olan çocuğunun (çocuğun evli olması durumunda eşinin de en az yüzde 70 oranında engelli olması kaydıyla) hastalanması hâlinde hastalık raporuna dayalı olarak ana veya babadan sadece biri tarafından kullanılması kaydıyla bir yıl içinde toptan veya bölümler hâlinde on güne kadar mazeret izni verilir.

    F) Doğum sonrası analık izni süresi sonunda kadın memur, isteği hâlinde çocuğun hayatta olması kaydıyla analık izni bitiminde başlamak üzere ayrıca süt izni verilmeksizin birinci doğumda iki ay, ikinci doğumda dört ay, sonraki doğumlarda ise altı ay süreyle günlük çalışma süresinin yarısı kadar çalışabilir. Çoğul doğumlarda bu sürelere birer ay ilave edilir. Çocuğun engelli doğması veya doğumdan sonraki on iki ay içinde çocuğun engellilik durumunun tespiti hâllerinde bu süreler on iki ay olarak uygulanır. Üç yaşını doldurmamış bir çocuğu eşiyle birlikte veya münferit olarak evlat edinen memurlar ile memur olmayan eşin münferit olarak evlat edinmesi hâlinde memur olan eşleri de, istekleri üzerine (A) fıkrası uyarınca verilen sekiz haftalık iznin bitiminden itibaren bu haktan aynı esaslar çerçevesinde yararlanır. Memurun çalışacağı süreler ilgili kurum tarafından belirlenir.

    Hastalık ve refakat izinlerinde, Memura, aylık ve özlük hakları korunarak, verilecek raporda gösterilecek lüzum üzerine, kanser, verem ve akıl hastalığı gibi uzun süreli bir tedaviye ihtiyaç gösteren hastalığı hâlinde on sekiz aya kadar, diğer hastalık hâllerinde ise on iki aya kadar izin verilir. Memurun, hastalığı sebebiyle yataklı tedavi kurumunda yatarak gördüğü tedavi süreleri, hastalık iznine ait sürenin hesabında dikkate alınır. Bu maddede yazılı azamî süreler kadar izin verilen memurun, bu iznin sonunda işe başlayabilmesi için, iyileştiğine dair raporu (yurt dışındaki memurlar için mahallî usule göre verilecek raporu) ibraz etmesi zorunludur. İzin süresinin sonunda, hastalığının devam ettiği resmî sağlık kurulu raporu ile tespit edilen memurun izni, birinci fıkrada belirtilen süreler kadar uzatılır, bu sürenin sonunda da iyileşemeyen memur hakkında emeklilik hükümleri uygulanır. Bunlardan gerekli sağlık şartlarını yeniden kazandıkları resmî sağlık kurullarınca tespit edilen ve emeklilik hakkını elde etmemiş olanlar, yeniden memuriyete dönmek istemeleri hâlinde, niteliklerine uygun kadrolara öncelikle atanırlar. Görevi sırasında veya görevinden dolayı bir kazaya veya saldırıya uğrayan veya bir meslek hastalığına tutulan memur, iyileşinceye kadar izinli sayılır. Ayrıca, memurun bakmakla yükümlü olduğu veya memur refakat etmediği takdirde hayatı tehlikeye girecek ana, baba, eş ve çocukları ile kardeşlerinden birinin ağır bir kaza geçirmesi veya tedavisi uzun süren bir hastalığının bulunması hâllerinde, bu hâllerin sağlık kurulu raporuyla belgelendirilmesi şartıyla, aylık ve özlük hakları korunarak, üç aya kadar izin verilir. Gerektiğinde bu süre bir katına kadar uzatılır.

    Söz konusu izinlerin yanı sıra,

    A) Memura, 105 inci maddenin son fıkrası uyarınca verilen iznin bitiminden itibaren, sağlık kurulu raporuyla belgelendirilmesi şartıyla, istekleri üzerine on sekiz aya kadar aylıksız izin verilebilir.

    B) Doğum yapan memura, 104 üncü madde uyarınca verilen doğum sonrası analık izni süresinin veya aynı maddenin (F) fıkrası uyarınca verilen izin süresinin bitiminden; eşi doğum yapan memura ise, doğum tarihinden itibaren istekleri üzerine yirmi dört aya kadar aylıksız izin verilir.

    C) Üç yaşını doldurmamış bir çocuğu eşiyle birlikte veya münferit olarak evlat edinen memurlar ile memur olmayan eşin münferit olarak evlat edinmesi hâlinde memur olan eşlerine, 104 üncü maddenin (A) fıkrası uyarınca verilen sekiz haftalık iznin veya aynı maddenin (F) fıkrası uyarınca izin kullanılması hâlinde bu iznin bitiminden itibaren, istekleri üzerine yirmi dört aya kadar aylıksız izin verilir. Evlat edinen her iki eşin memur olması durumunda bu süre, eşlerin talebi üzerine yirmi dört aylık süreyi geçmeyecek şekilde, birbirini izleyen iki bölüm hâlinde eşlere kullandırılabilir.

    D) Özel burs sağlayan ve bu burstan istifade etmesi için kendilerine aylıksız izin verilenler de dâhil olmak üzere burslu olarak ya da bütçe imkânlarıyla yetiştirilmek üzere yurtdışına gönderilen veya sürekli görevle yurtiçine ya da yurtdışına atanan veya en az altı ay süreyle yurtdışında geçici olarak görevlendirilen memurlar veya diğer personel kanunlarına tâbi olanlar ile yurtdışına kamu kurumlarınca gönderilmiş olan öğrencilerin memur olan eşleri ile 77 nci maddeye göre izin verilenlerin memur olan eşlerine görev veya öğrenim süresi içinde aylıksız izin verilebilir.

    E) Memura, yıllık izinde esas alınan süreler itibarıyla beş hizmet yılını tamamlamış olması ve isteği hâlinde memuriyeti boyunca ve en fazla iki defada kullanılmak üzere, toplam bir yıla kadar aylıksız izin verilebilir. Ancak, sıkıyönetim, olağanüstü hâl veya genel hayata müessir afet hâli ilan edilen bölgelere 72 nci madde gereğince belli bir süre görev yapmak üzere zorunlu olarak sürekli görevle atananlar hakkında bu bölgelerdeki görev süreleri içinde bu fıkra hükmü uygulanmaz.

    F) Aylıksız izin süresinin bitiminden önce mazereti gerektiren sebebin ortadan kalkması hâlinde, on gün içinde göreve dönülmesi zorunludur. Aylıksız izin süresinin bitiminde veya mazeret sebebinin kalkmasını izleyen on gün içinde görevine dönmeyenler, memuriyetten çekilmiş sayılır.

    G) Muvazzaf askerliğe ayrılan memurlar askerlik süresince görev yeri saklı kalarak aylıksız izinli sayılır.

      Akademik -Idari Personel İzin Formu       (Formu İndir)   Tedavi Yardım Beyannamesi Formu       (Formu İndir)

  • 657 sayılı Kanun'un 6111 sayılı Kanun'la değişik 37.ve 64.maddesi uyarınca son 8 yıl içinde herhangi bir disiplin cezası almayan idari personelin bir kademe ilerlemesinin sağlanması,

  •   Akademik Sicil Belgesi    (Formu İndir)
    (*) Yükseköğretim Genel Kurulu'nun 19.12.2013 tarihli Kararı ile akademik personele de 01.01.2014 tarihinden itibaren sicil raporu düzenlenmemektedir.

  • Emeklilik, vefat, istifa ve diğer nedenlerle ayrılan akademik ve idari personele pasaport taleplerinde kullanılmak üzere görev belgesi ile halen görevde bulunanlar için talep etmeleri halinde görev ve hizmet belgesi düzenlenmesi,

  •   Görev Belgesi Başvuru Dilekçesi    (Formu İndir)

  • İlgili hükümler uyarınca disiplin soruşturması açılan ve sonucunda disiplin cezası ile tayin edilen akademik ve idari personelin işlem sürecini takip etmek ve DPB ve YÖKSİS veri tabanlarında kayıtları gerçekleştirmek,

  • 5434 sayılı Kanun’un ilgili hükümleri uyarınca emeklilik talebinde bulunan akademik ve idari personelin durumlarının değerlendirilmesi ile emeklilik işlemlerinin gerçekleştirilmesi,

  •   Emeklilik Başvuru Dilekçesi    (Formu İndir)
      Ölüm Yardım Bildirgesi    (Formu İndir)

  • 3628 sayılı Kanun uyarınca sonu (0) ve (5) ile biten yıllarda akademik ve idari personele mal bildirim beyannamesinin doldurulmasının sağlanması,

  •   Mal Bildirim Beyannamesi   (Formu İndir)

  • Üniversitemiz akademik kadro ilanları üzerine profesör ve doçent kadrolarına başvuran adayların bilimsel eser dosyalarının jüri üyelerine gönderilmesi işlemlerinin yapılması,


  • Üniversitelerarası Kurul Başkanlığınca doçentlik eser inceleme ve sözlü sınavı jürilerinde görevlendirilen üniversitemiz öğretim üyelerine tebliğlerin yapılması ile takibinin sağlanması,


  • Emeklilik, vefat ya da istifa eden veya diğer nedenlerle kadro ile ilişiği kesilen personelin arşiv dosyalarının düzenlenmesi ile lgili kanun, yönetmelik ve tebliğlerdeki değişiklikleri takip - kayıt etmek ve Amirlerin vereceği benzer nitelikli görevlerin yerine getirilmesidir.

Ekibimiz



  
Adı Soyadı Sevil ÇELİKKOL
ÜnvanıŞube Müdürü
GöreviSicil Şube Müdürlüğü
Telefon(+90 262) 303 11 74
E-Postasevil.celikkol@kocaeli.edu.tr


  
Adı SoyadıFulya ÇOBAN
ÜnvanıBilgisayar İşletmeni
GöreviÜAK Doçentlik Jüri Üyeliği İşlemleri, Profesör ve Doçent Kadro Atamalarında Jüri Üyelerine Tebliğ İşlemleri, Hizmet Belgesi, Disiplin, Emeklilik, İlişik Kesme ve HİTAP İşlemleri ile Yurtdışı Çıkış İznine İlişkin İşlemler.
Telefon(+90 262) 303 11 65
E-Postafulya.coban@kocaeli.edu.tr


  
Adı SoyadıAyla BABACAN
ÜnvanıBilgisayar İşletmeni
GöreviÜAK Doçentlik Jüri Üyeliği İşlemleri, Profesör ve Doçent Kadro Atamalarında Jüri Üyelerine Tebliğ İşlemleri, Hizmet Belgesi, Disiplin, Emeklilik, İlişik Kesme ve HİTAP İşlemleri ile Yurtdışı Çıkış İznine İlişkin İşlemler.
Telefon(+90 262) 303 11 64
E-Postaayla.babacan@kocaeli.edu.tr


  
Adı SoyadıŞengül AYAR
ÜnvanıBilgisayar İşletmeni
GöreviKimlik Kartlarının Basımı ve E-Kampüs Kartlarının Veri Girişleri İşlemleri ile Kimlik Bilgileri Güncellemeleri ve İlişik Kesme İşlemleri ile Özlük Dosyası Teslim Alma -Teslim Etme İşlemleri.
Telefon(+90 262) 303 11 64
E-Postasengül.ayar@kocaeli.edu.tr


  
Adı SoyadıDerya AKSU
ÜnvanıBilgisayar İşletmeni
GöreviÜAK Doçentlik Jüri Üyeliği İşlemleri, Profesör ve Doçent Kadro Atamalarında Jüri Üyelerine Tebliğ İşlemleri, Hizmet Belgesi, Disiplin, Emeklilik, İlişik Kesme ve HİTAP İşlemleri ile Yurtdışı Çıkış İznine İlişkin İşlemler.
Telefon(+90 262) 303 11 65
E-Postaderya.aksu@kocaeli.edu.tr


  
Adı SoyadıErsin AYDIN
ÜnvanıMemur
GöreviYıllık İzin Formları ile Sağlık Raporlarının Veri Girişleri ve Dosyalama Sistemine Göre Belgelerin Tanzimi ile Görev Belgesi Düzenlenmesi ve İlişik Kesme İşlemleri.
Telefon(+90 262) 303 11 62
E-Postaersin.aydin@kocaeli.edu.tr
Demo Settings
Header Colors
Navigation Colors
Footer Colors